ISO 9001 – Qual oder Qualitätsinstrument?
In der Welt des Qualitätsmanagements ist die ISO 9001 ein Eckpfeiler für Unternehmen, die Ihre Prozesse sauber dokumentieren und organisieren möchten. Die ISO 9001 wurde von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) entwickelt und ist ein international anerkannter Standard, der die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) festlegt.
In diesem Blogbeitrag werden wir die Grundlagen von ISO 9001, ihre Vor- und Nachteile sowie den Aufwand hinter der Zertifizierung beleuchten. Denn was zuerst wie reine Bürokratie wirkt, hat ausgesprochen positive Auswirkungen auf die gleichbleibend hohe Qualitätsleistung in einem Unternehmen.
Was ist ISO 9001?
ISO 9001 ist ein Qualitätsmanagementsystem-Standard, der Unternehmen dabei unterstützt, effektive Prozesse zu etablieren, um Kundenanforderungen zu erfüllen und kontinuierlich ihre Leistung zu verbessern. Der Standard legt die Anforderungen für ein Qualitätsmanagementsystem fest, das quasi alle Aspekte im Unternehmen umfasst. Dazu gehört u.a. Führung, Kundenorientierung, Prozessansatz, kontinuierliche Verbesserung und vieles mehr.
Vorteile von ISO 9001:
- Kundenvertrauen: Die ISO 9001-Zertifizierung signalisiert Kunden, dass ein Unternehmen sich verpflichtet hat, Prozesse zur Qualitätssicherung und Kundenzufriedenheit umzusetzen.
- Effizienz und Kontinuierliche Verbesserung: ISO 9001 fördert die Implementierung effektiver Prozesse und den kontinuierlichen Verbesserungsansatz. So wird Verschwendung reduziert und die Effizienz gesteigert. Die straffe Organisation der Abläufe, die durch die ISO9001 Zertifizierung quasi »erzwungen« wird, sorgt so z.B. dafür, dass Rückfragen vermieden werden und doppelte Wege wegfallen. Viele meiner Kunden sind erstaunt, dass diese vermeintlich bürokratische Bürde tatsächlich für mehr Effizienz und Leichtigkeit im Alltag sorgt.
- Internationale Anerkennung: ISO 9001 ist weltweit anerkannt und verbessert oft die Marktzugangsmöglichkeiten. Tatsächlich fordern viele Ausschreibungen die ISO 9001-Zertifzierung als Einstiegskriterium.
- Risikomanagement: Der Standard betont die Bedeutung des Risikomanagements. Dies hilft Unternehmen, potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu bewältigen. So erkannte ein Kunde von mir im Rahmen der ISO9001-Vorbereitungen, dass alle Verantwortlichkeiten im Prozess auf einer einzigen Person lagen. Dies wurde im Anschluss geändert, damit das Unternehmen auch bei deren Ausfall ohne Verluste glatt weiterarbeiten kann.
Nachteile von ISO 9001:
- Kosten und Ressourcen: Die Implementierung und Aufrechterhaltung eines ISO 9001-Qualitätsmanagementsystems erfordert Zeit, Geld und Engagement der Mitarbeitenden. Tatsächlich gibt es aber keine Schwelle, ab der sich eine ISO 9001-Zertifizierung erst lohnt. Meine kleinsten Kunden bestehen aus zwei Mitarbeitenden, meine größten Kunden haben mehrere hundert Mitarbeitende.
- Bürokratie: Zugegeben, die Fülle an Dokumentation kann einen erst einmal erschlagen. Daher ist es wichtig, alle Mitarbeitenden frühzeitig einzubinden. Ist die Basis erst einmal aufgesetzt, wird die regelmäßige Pflege der Dokumente schnell zur Routine.
- Aktualisierungsbedarf: Eine ISO 9001 Zertifzierung ist kein einmaliger Prozess. Die Prozesse und relevanten Dokumente müssen regelmäßig überprüft werden. Die Audits finden jährlich statt.
Aufwand hinter der Zertifizierung:
Die Anstrengungen für die ISO 9001-Zertifizierung variieren je nach Größe und Komplexität des Unternehmens sowie dem Reifegrad seines Qualitätsmanagementsystems. Die Schritte umfassen in der Regel:
- Erstgespräch: Damit wir uns unverbindlich kennenlernen können, vereinbaren wir ein kostenloses Erstgespräch, in dem ich Sie in Ihrem Unternehmen besuche. Im Anschluss erstelle ich einen Kostenvoranschlag, damit Sie wissen, was auf Sie zukommt.
- Vorbereitung: Im ersten Schritt erfolgt eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse und deren Ausrichtung auf die ISO 9001-Anforderungen.
- Dokumentation: Wir entwickeln Anweisungen, Dokumente und Verfahren, die den Standardanforderungen entsprechen.
- Implementierung: Es folgt die Umsetzung der definierten Prozesse und Schulung der Mitarbeitenden.
- Interne Audits: Durch regelmäßige interne Audits wird die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems überprüft.
- Externe Zertifizierung: Im letzten Schritt wird eine akkreditierte Zertifizierungsstelle ausgesucht, die das Unternehmen auf Konformität mit ISO 9001 prüft.
- Betreuung: Auf Wunsch begleite ich Sie weiterhin bei der Aktualisierung der Prozesse. Diesen Service bietet ich übrigens auch für Kunden, die bereits zertifiziert sind und jetzt externe Unterstützung benötigen.
Varianten von ISO 9001:
Es gibt keine verschiedenen „Versionen“ von ISO 9001 im eigentlichen Sinne, aber der Standard wird regelmäßig überarbeitet, um ihn aktuell zu halten und den Anforderungen der heutigen Geschäftswelt gerecht zu werden.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die neueste Version des Standards implementieren, um relevante Best Practices (=übliche Verhaltensweisen) und Anforderungen zu berücksichtigen. Die aktuelle Variante lautet »ISO 9001 2015«. In der Regel wird das Regelwerk alle sechs bis acht Jahre aktualisiert. Eine neue Version wird in Kürze erwartet.
Insgesamt ist ISO 9001 ein wertvolles Instrument für Unternehmen, die Qualität und Kundenzufriedenheit in den Mittelpunkt ihres Betriebs stellen möchten. Obwohl die Zertifizierung einen gewissen Aufwand erfordert, überwiegen die langfristigen Vorteile oft die anfänglichen Kosten und Anstrengungen. Die Entscheidung, ISO 9001 zu implementieren, ist meiner Meinung nach ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu operativer Exzellenz und Wettbewerbsfähigkeit.
Sie sind sich nicht sicher, ob sich die ISO 9001-Zertifzierung für Ihr Unternehmen lohnt? Sprechen Sie mich an! Gern informiere ich Sie und bereite Ihr Unternehmen für die Zertifizierung vor. Dabei weiß ich genau, worauf es ankommt, da ich auch als Auditor tätig bin.
Ihr Hermann Pomsel
ISO 9001 Begleiter und Auditor